Data Validation Basics (أساسيات التحقق من صحة البيانات)

Data Validation Basics 

(أساسيات التحقق من صحة البيانات)

تتضمن ميزة التحقق من صحة البيانات في Excel : بأنها تستخدم في التحكم وتقييد إدخال قيم محددة تتكون من 【 أرقام وتواريخ ونصوص وأوقات وغيرها من الصيغ والمعادلات 】 . . وكذلك تستخدم لجمع البيانات من أكثر من ورقة (Sheet) في ورقة واحدة للوصول إاليها بسهولة ، والتقليل من الأخطاء والوقت الذي نستغرقه في تصحيح تلك الأخطاء . . وأيضآ تتيح هذه الميزة للمستخدم إظهار رسائل التنبيه والخطأ . . وكما تفيد هذه الميزة بشكل خاص الشركات أو المنظمات أو الأفراد الذين يتعاملون مع عدد كبير من البيانات ويريدون البحث عنها بطريقة متقدمة وفعالة وذلك بإنشاء القوائم المنسدلة.

أنواع التحقق من صحة البيانات (Types of Data Validation)

يسمح التحقق من صحة البيانات بوضع أي قيمة في الخلايا. كما يوجد هناك العديد من خيارات معايير التحقق:

1- (The Whole Number) وذلك لإدخال الأرقام الصحيحة فقط
2- (Decimal number) لإدخال الأرقام العشرية
3- (list) لإختيار البيانات لعمل قائمة منسدلة
4- (Date) لإدخال التاريخ في الخلية فقط
5- (time) لإدخال الوقت في الخلية فقط
6- (Text length) لتحديد طول النص الذي تريد إدخاله في الخلية
7- (Custom) مخصص اي قائم على الصيغة (إدخال معادلة معينة)

بالنسبة للخيارات من 1 الى 6  يمكنك تحديد جداول أو قيم محددة . . . كما يتيح لك الخيار الأخير إضافة معايير مخصصة (Custom) لمزيد من السلاسة والمرونة في التعامل مع البيانات.

هناك بعض الخطوات يجب إتباعها في إستخدام ميزة (Data Validation)

- حدد الخلية التي تحتاجها لإستخدام (Data Validation)
- انتقل إلى (Data) ===> ومن ثم الى (Data Validation)
- حدد نوع التحقق المطلوب (8 أنواع)
- تحديد البيانات أو تحديد المصدر

---------------------------------

مثال شامل يوضح كيفية إستخدام ميزة (Data Validation)

شرح الفديو الأول 

كما رأينا في الفديوا .. اولاَ أخترنا الخلايا المراد كتابة البيانات عليها ثم أنتقلنا الى (Data) ومن ثم أخترنا (Data Validation) .. وسوف يتم فتح مربع ومن خلال هذا المربع نختار من (Allow) (Whole number). كما هو موضح في الصورة أدناه .. 

ثم سوف يظهر مربعين (Minimum & Maximum ) .. نكتب في المربع الأول (1) والمربع الثاني (15) ونضغط (Ok). كما هو موضح في الصورة أدناه ..

أي بمعنى الأرقام التي سوف تكتب في الخلايا تكون من (1 to 15) وأي أرقام أخرى لا يتم كتابتها بل سوف تظهر رسالة تخبرنا "أن هذه القيمة الموجودة في الخلية ليست متطابقة للبيانات الموجودة في (Data Validation). كما هو موضح في الصورة أدناه ..

-----------------------------------

شرح الفديو الثاني (إنشاء قائمة منسدلة)

كما شاهدنا في الفديو .. أولا إختيار الخلايا المراد إنشاء القائمة عليها ومن ثم الإنتقال الى  (Data) ومن ثم الى  (Data Validation) .. ثم نختار (List) .. فيظهر لنا مربع .. ثم نضغط على المربع ونذهب لإختيار الكلمات التي نريد ظهورها في القائمة وسوف يتم كتابة الخلايا المختارة في المربع .. ومن ثم نضغط على (Ok). كما هو موضح في الصورة أدناه ..

-----------------------------------------

شرح الفديو الثالث 

كما رأينا في الفديوا .. اولاَ أخترنا الخلايا المراد كتابة البيانات عليها ثم أنتقلنا الى (Data) ومن ثم أخترنا (Data Validation) .. وسوف يتم فتح مربع ومن خلال هذا المربع نختار من (Allow) (Text length). ثم نكتب في المربع تحت كلمة (length) عدد أحرف النص الذي نريد كتابته في الخلايا وفي مثالنا كان رقم (6) .. أي بمعنى سوف نستخدم 6 أرقام أو أحرف للنص فقط .. وما زاد أو نقص عن هذا الرقم سوف تظهر الرسالة التالية "أن هذه القيمة الموجودة في الخلية ليست متطابقة للبيانات الموجودة في (Data Validation). كما في الثال السابق ..

ثم ننتقل الى الإختيار الثاني وهو (Input message) كما هو موضح في الصورة أدناه .. ونكتب في المربع هذه الجملة (Must be =6 numbers) وهي تعني أن عدد أحرف النص يجب أن تكون 6 أرقام أو أحرف .

وسوف تظهر رسالة صغيرة مع النص المكتوب بمجرد الضغط على الخلية .. كما هو موضح في الصورة أدناه ..

وبعد ذلك سوف ننتقل الى الأختيار الأخير وهو (Error Alert) ونكتب في المربع هذه الجملة (You write less OR more than 6 numbers) وهي تظهر عندما يتم كتابة النص بشكل خطأ .. بمعنى أن يكون طول النص أقل من 6 أو أكثر كما هو موضح في الصورة أدناه ..

-----------------------------------------

شرح الفديو الرابع 

في هذا الفديوا كما رأينا كتبنا أولا الصيغة (Formula) التي سوف نستخدمها في هذا المثال وهي كالتالي :

SUM($G$7:$G$11)<=$G$14=

ثم عملنا نفس الخطوات التي أجريناها في الأمثلة السابقة .. ثم وضعنا الصيغة في المربع تحت كلمة (Formula) وضغطنا على OK.

شاهد الفديو لرؤية الدرس كاملا

وفي نهاية الدرس أشكر متابعتكم وأتمنى لكم دوام التوفيق. ولمزيد من التوضيح أرجوا تحميل ملف التدريب العملي ومشاهدة الفديو وإذا لديكم أي إستفسار رجاء ضعوه في التعليقات.

Practice Workbook For Free

يمكنك تنزيل ملف التدريب العملي بالضغط على الصورة